Rechnungen und Gutschriften
Depotcharge stellt die Rechnung im Namen des Depotbetreibers aus und schickt sie an die Gesellschaft Ihrer Flotte. Damit Sie die Rechnung prüfen können, finden Sie alle zugehörigen Ladevorgänge im Bereich Berichte, wo Sie die Daten auch für Ihre Buchhaltung exportieren.
Die folgende Grafik zeigt den gesamten Ablauf von der Rechnung über die Zahlung bis zur Gutschrift für den Depotbetreiber.
Die Rechnung ist eine einzige Rechnung, auf der die Ladeenergie und die Servicegebühr getrennt aufgeführt sind, wobei die Servicegebühr 0,02 EUR pro kWh beträgt. Auf Seite 2 stehen die Ladevorgänge nach Fahrzeug, und eine Zahlungsübersicht bündelt Rechnungen zur Sammelzahlung.
Die Flotte überweist den Gesamtbetrag der Zahlungsübersicht mit dem Verwendungszweck an Depotcharge, und Depotcharge zahlt dem Depotbetreiber den von ihm festgelegten Netto-Tarif aus und stellt ihm dafür eine Gutschrift aus. Die Zahlen in der Grafik sind Platzhalter.
1.Voraussetzungen für Flottenmanager
Ihre Gesellschaft hat eine Rechnungs-E-Mail-Adresse und USt-IdNr. hinterlegt, und Ihre Flotte hat bereits geladen.
2.Schritt für Schritt
- 1.Öffnen Sie in der Seitenleiste Berichte.
- 2.Wechseln Sie auf den Tab Ladevorgänge.
- 3.Wählen Sie oben rechts den Zeitraum, den die Rechnung abdeckt.
- 4.Bei Bedarf passen Sie über Spalten an, welche Spalten angezeigt werden.
- 5.Einzelne Vorgänge finden Sie schnell über das Feld Ladevorgänge suchen.
- 6.Klicken Sie zum Schluss auf Bericht exportieren.
3.Voraussetzungen für Depotbetreiber
Für die Sicht Ihres Standorts haben Sie einen Standort angelegt, an dem bereits Flotten geladen haben.
4.Schritt für Schritt
- 1.Öffnen Sie in der Seitenleiste Berichte.
- 2.Wechseln Sie auf den Tab Ladevorgänge.
- 3.Wählen Sie oben rechts den gewünschten Zeitraum.
- 4.Bei Bedarf passen Sie über Spalten an, welche Spalten angezeigt werden.
- 5.Einzelne Vorgänge finden Sie schnell über das Feld Ladevorgänge suchen.
- 6.Klicken Sie zum Schluss auf Bericht exportieren.
5.Ergebnis
Sie erhalten die Ladevorgänge des Zeitraums als Export.
6.Hinweis
Die Rechnung kommt ausschließlich per E-Mail an die Rechnungs-E-Mail-Adressen Ihrer Gesellschaft, da ein Download im Portal derzeit noch nicht möglich ist.
Jede Gesellschaft erhält eine Rechnung für ihre verknüpften Flotten, in der jedes Fahrzeug als eigene Zeile aufgeführt ist.
Jede Gesellschaft von Depotbetreibern erhält eine Gutschriftübersicht per E-Mail.
Die folgende Grafik zeigt eine Beispielrechnung mit nummerierten Bereichen.
Die Zahl 1 markiert den Absender und die Zahl 2 den Rechnungsempfänger, also die Gesellschaft der Flotte. Die Zahl 3 zeigt die Rechnungsdaten mit Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Rechnungsdatum und der Nummer der Zahlungsübersicht, und unter der Zahl 4 stehen die Leistungen, bei denen Ladeenergie und Servicegebühr getrennt mit ihrem Nettobetrag erscheinen.
Die Zahl 5 markiert die Umsatzsteuer und den Rechnungsbetrag, die Zahl 6 die Zahlungsabwicklung mit Hinweis auf die Sammelzahlung, Zahlungsziel und Kontakt. Die Zahl 7 steht für Seite 2, auf der die Ladevorgänge nach Fahrzeug mit Fahrzeug ID, Kennzeichen und Kostenstelle sowie Datum, Startzeit, Dauer, Menge in kWh, Einzelpreis, Betrag netto und Zwischensumme aufgeführt sind.
Die Zahlungsübersicht bündelt mehrere Rechnungen zu einer Sammelzahlung, und ihre Nummer steht auf jeder darin enthaltenen Rechnung. Die folgende Grafik zeigt ein Beispiel.
Darauf finden Sie den Empfänger, die Nummer und das Datum, den Betrag, den Verwendungszweck, das Zahlungsziel und die Kontodaten sowie eine Tabelle der enthaltenen Rechnungen mit dem Gesamtbetrag. Diesen Gesamtbetrag überweisen Sie mit dem angegebenen Verwendungszweck.
Alle Preise verstehen sich zuzüglich MwSt., wobei sich Steuersatz und Währung nach dem Land des Standorts richten.
Falls ein Betrag nicht stimmt, melden Sie sich mit der Rechnungsnummer beim Support unter support@depotcharge.com, damit wir die Rechnung prüfen können.
Für die Einnahmen des Depotbetreibers stellt Depotcharge eine Gutschrift aus. Die folgende Grafik zeigt eine Beispielgutschrift mit nummerierten Bereichen.
Die Zahl 1 markiert den Absender und die Zahl 2 den Gutschriftempfänger, also die Gesellschaft des Depotbetreibers. Die Zahl 3 zeigt die Gutschriftdaten mit der Gutschriftnummer, die mit CRE beginnt, dem Leistungszeitraum und dem Gutschriftdatum.
Unter der Zahl 4 steht die Leistung Bereitstellung Ladeinfrastruktur und Strom mit Umsatzsteuer und Gutschriftbetrag, der sich nach dem Netto-Tarif des Depotbetreibers richtet. Die Zahl 5 markiert die Auszahlung mit IBAN und BIC, und die Zahl 6 steht für Seite 2 mit den Ladevorgängen, die in einer Tabelle je Flottenbetreiber mit Zwischensumme aufgeführt sind.
Depotbetreiber erhalten ihre Einnahmen als Auszahlung von Depotcharge, deren Höhe sich nach der geladenen Menge und dem festgelegten Tarif richtet. Das Zahlungsausfallrisiko der Gesellschaften trägt dabei Depotcharge.
Für die Auszahlung hinterlegen Depotbetreiber USt-IdNr., IBAN und BIC in den Einstellungen ihrer Gesellschaft, für den Start ist das aber noch nicht nötig.